Сви се ослањамо на е-пошту за тренутну кореспонденцију - и уверење да је наш Амазон пакет заправо на путу. Али сигурно је рећи, упркос свим својим похвалним погодностима, поштанско сандуче вашег е-поште може се брзо претворити у пропаст вашег постојања ако се не означи. А поглед на претрпану поштанску пошту је тренутни стрес готово свих.

Редовна провера е-поште је свакодневни задатак који је немогуће избећи, и без обзира на то колико сте марљиви када притискате „одговори свима“, управљање монтираним поштанским сандучетом је лакше рећи него учинити. А ако сте мање вредни - као што је то случај, склонији сте томе да допустите имејлови се гомилају неадресирани —Да је недостатак организације поштанског сандучета (и анксиозност због дугова путем е-поште) утиче на вашу продуктивност више него што мислите. Срећом постоји излаз из хаотичног отвора за пријемно сандуче. У покушају да боље управљамо својим непослушним поштанским сандучићима, прислушкивали смо професионалце за продуктивност за уштеду времена (читај: спасоносну) хакирања за управљање е-поштом која ће нас толико приближити наизглед неухватљивој Инбок Зеро.

ПОВЕЗАН : 6 ствари које су заједничке свим ефикасним радним порукама е-поште

повезани предмети

1 Проверавајте е-пошту само 15 минута одједном

Према стручњаку за продуктивност и оснивачу Инквелл Пресс , Тониа Далтон, можете повећати своју продуктивност тако што ћете укратко проверити е-пошту, Рафали од 15 минута . „Изненадили бисте се колико е-маилова можете прочитати и одговорити у кратком временском интервалу када проверите своје сандуче у пакетима“, каже она. „Кључно је поставити тајмер, тако да знате када истекне 15 минута и када је време да пређете на други посао.“

колико божићних лампица по стопи дрвета

два Закажите временске блокове за е-пошту

На исти начин, навикните се да заказујете временске блокове (од 15-так минута) чисто за проверу е-поште. Читање е-адреса непрекидно док се спуштају у вашу поштанску пошту на крају кочи продуктивност. За професије у којима је стална комуникација пресудна, успостављање распореда можда неће бити реално. Али ако дуго и пажљиво погледате свој посао, можда ћете установити да је изводљиво одредити време читања е-поште, рецимо, сваких 60 или 90 минута. Подесите упозорења на календару док не уђете у рутину. Ако неко заиста треба да вас контактира, поново ће вам послати е-пошту, пошаљи директну поруку , или назовите. Ако прелиставате е-пошту на телефону, означите оне које желите да наставите као непрочитане како не бисте заборавили да одговорите касније.

ПОВЕЗАН: Заборавите управљање временом— Пажња Управљање је бољи пут ка продуктивности

3 Намерно користите директоријум Нацрти

Не дозволите да ваш е-маил постане списак обавеза, нешто кроз шта пролазите од врха до дна ', каже Цхарлес Духигг, новинар и најпродаванији аутор Паметније, брже, боље . То је најгора могућа листа обавеза, јер је дословно свако може додати.

Направите сопствену листу обавеза тако што ћете отворити само оне којима је потребна ваша пажња. Потражите важне имејлове који захтевају тренутне одговоре (нпр. За приоритетне пројекте или од вашег шефа). и отворите само те поруке - или притисните одговор. Држите отворен прозор за одговор на рачунару или оставите радну верзију на чекању у директоријуму недовршених порука. Постоји ваша листа обавеза: овај низ одговора. Употријебите прописано време за е-пошту да напишете промишљене, поуздане одговоре, уместо да покушавате да разбијете већу количину мање релевантних ствари. На тај начин ваш циљ може бити постизање празног директоријума са нацртима, уместо неиспразно празне поште.

4 Примајте е-поруке у пакетима

Ако не можете а да не проверите сваки пут када чујете пинг, једноставан начин управљања сталним баражом е-поште у вашој поштанској пошти (и ограничавању ометања) је коришћење алата попут БатцхедИнбок додатак за Гмаил могао би вас спасити од сталног ометања. Групира ваше имејлове и шаље вам их у таласима, али само у тачно одређено време.

5 Немилосрдно одјавите се

Брисање неважних билтена и обавештења о продаји једно по једно може створити илузију продуктивности, али провлачење кроз исту нежељену пошту недељом за недељом само повећава неефикасност е-поште. „По закону, сви билтени морају садржавати везу за одјаву претплате“, каже Далтон. „Нађите времена да кликнете на ту везу да бисте поднели захтев за одјаву претплате. То је инвестиција од 10 секунди која ће се исплатити у облику чистијег поштанског сандучета. '

прелазак са антиперспиранта на природни дезодоранс

Далтон такође примећује да регистрација за апликацију или услугу за одјаву претплате путем е-поште није неопходна да бисте ослободили претплате. „Многи од тих програма на крају продају вашу адресу е-поште другим компанијама да би одржали свој посао“, додаје она.

ПОВЕЗАН: Како очистити телефон

6 Укључите функцију прегледа

Користите функцију за преглед програма е-поште ако је има (већина их има). Ово ће вам омогућити да завирите у првих неколико редова поруке у засебном прозору, тако да је нећете морати у потпуности отворити да бисте је прочитали, а смеће можете одмах избрисати. (Бонус: Ово такође смањује ваше шансе за отварање поруке са приложеним вирусом.)

7 Додирните имејлове само једном (и користите пет слова Д)

Далтон предлаже да предузмете мере чим отворите поруку узимајући у обзир пет Д: Уради, делегирај, избриши, одложи и одреди. „Брзо направите е-пошту која захтева мање од два минута акције и делегирајте оне који захтевају туђу акцију“, каже она. Одмах откажите претплату и избришите поруке које не захтевају радњу и одложите она обавештења која захтевају више од два минута радње. И на крају, пошаљите е-пошту која садржи одговарајуће информације у засебну фасциклу како бисте их лакше пронашли у будућности.

колико дуго је чек добар?

ПОВЕЗАН: 7 заповести етикете е-поште коју би свако требало да следи

8 Фасцикле су ваш пријатељ

Када примљене сандучиће користите као подразумевано складиште, брзо постају дигитална фиока за смеће, што проналажење онога што вам треба чини лукавим, каже Пегги Дунцан , експерт за личну продуктивност у Атланти. Можете ручно да сортирате поруке у директоријуме, али још боље је да можете да подесите аутоматске филтере који преусмеравају поруке директно у жељени фолдер. На пример, обавештења са Фацебоок-а могу ићи директно у директоријум Друштвени медији. Све поруке маркетиншког тима архивираће се директно у вашу датотеку Маркетиншке иницијативе. (Гмаил то ради аутоматски, али сличан систем можете да подесите и са другим услугама е-поште, као што је Мицрософт Оутлоок.) Једном када се све е-адресе једне врсте, попут билтена, групишу у сопствену фасциклу, можете све да изаберете и нежељене обришите једним кликом. Пронађите аутоматско подешавање сортирања е-поште које одговара вама и вашим задацима, а затим се придржавајте тога.

9 Направите припремљени одговор

Ако примите више порука које садрже сличне захтеве, Далтон саветује да напишете задати припремљени одговор који можете мало прилагодити и персонализовати уз сваки одговор е-поштом. „Сачувајте подразумевани одговор као један од потписа е-поште да бисте лако могли аутоматски да попуните тело е-поште“, каже она. Геније, зар не? (Само не заборавите да измените примаоца и околности.)

ПОВЕЗАН: Како заправо завршити ствари док радите од куће

10 Направите Алиас налог за сортирање поште

Многе платформе за е-пошту (укључујући Гмаил) омогућавају вам да креирате псеудониме који се сви уносе у једно пријемно сандуче. „Подесила сам своје алиас рачуне да се убацују у једну фасциклу“, каже Далтон о тактици коју користи за организовање рачуна и других критичних финансијских докумената. 'Не бавим се ниједном од тих е-порука до петка ујутро, када посветим време да седнем и средим све своје финансије.'

како да соба боље мирише

Једанаест Само. Немој. Одговорити.

Ето, речено је. Овај савет превазилази бављење очигледном нежељеном поштом - и очигледно не одобравамо давање духова вашем шефу. Говоримо о оној поруци вашег колеге на два стола доле. Духигг тврди да људи често постављају питања када вероватно могу сами да пронађу одговоре. А ако не одговорим, они ће потражити те одговоре. Како применити ову врсту размишљања, а да се не осећате грубо? Бринући више о себи и свом времену него о времену других (ах!). Мантра за вежбање: Нема разлога да одговарам људима само зато што ми пошаљу е-пошту.

12 Преиспитајте сан о улазном сандучету

Ово можда није прави бисер мудрости за све - за многе људе постоји нешто што задовољава када завршите и започнете сваки дан са чистим сандучетом. Али, за вас је ово очекивање можда нереално и чак помало загушљиво. Религиозно пражњење пријемног сандучета могло би бити искрено губљење времена (а можда и у вези са нечим другим), каже Духигг. Ако притиснете делете, делете, делете можда вас задовољава или се чини продуктивним, али зашто се мучити? Поставља питање: Да ли то радите зато што се због вас осећа добро или зато што је заправо корисно? А ако није корисно, можда вам није потребна чиста поштанска пошта - а можда бисте требали престати да то користите као барометар успеха.

ПОВЕЗАН: 8 стручних савета за дигитално декодирање како бисте смањили време на екрану