КАКО ПИСАТИ ЕФИКАСНЕ Е-ПОРУКЕ НА ПОСЛУ | СТВАРНО ЈЕДНОСТАВНО

Ако сте икада добили имејл од колеге са превише детаљним упутствима, збрканим захтевима или начин укључујући превише непотребних прималаца, знате колико је важна ефикасна комуникација е-поштом на послу. Имејлови послати без организације или размишљања заправо могу ометати ток посла, углавном нервирати људе и узроковати погрешне комуникације које се могу избећи.

Па како створити јасан, ефикасан имејл који постиже прави баланс између детаљног и сажетог; онај који погађа све праве теме за све праве људе који су укључени? Прво морате знати када нешто треба послати е-поштом - за разлику од директне поруке, лични састанак , или телефонски позив . Е-адресе су идеалне за слање дужих листа упутстава, пријављивање на пројекат или дељење датотека. Комуникација путем е-поште такође ће обезбедити писани запис свих важних разговора на које ћете морати касније да се упутите. Ево шест ствари које ефикасни писци е-поште раде пре него што притисну „пошаљи“.

1. Увећајте линију предмета

Прво, прво ћете желети да наслов теме прилагодите поруци и / или свом одговору. Да ли пишете некоме ко вам је послао е-пошту прошле недеље? Не повлачите стару неповезану поруку и притисните „одговори“ - прималац је заборавио тачно шта су вам написали пре недељу дана. Помозите им да се оријентишу и саставите одговор са новом темом која одражава или нову тему или ваш одговор на њихову поруку (рецимо, Основне информације о нашем најновијем клијенту, Јане Дое или Упутства до наше нове куће у Цлевеланду), каже Пегги Дунцан, експерт за личну продуктивност у Атланти. Мање је вероватно да ћете збунити примаоца, а касније ћете лакше пронаћи своју поруку.

различите врсте тестенине резанци са сликама

Друго, будите конкретни. На пример, овде је лоша / нејасна линија предмета: Састанак особља. Ето, ево и једног бољег: Донесите овај прилог до 14:00. састанак особља. Када укључите детаље, попут радње која је потребна или детаља где и када, помажете примаоцу да одмах процени важност ваше поруке, каже Марсха Еган, аутор књиге Деток пријемног сандучета и навика изврсности е-поште (20 УСД; амазон.цом ). Такође ће им помоћи да се сете да изврше потребан задатак.

Нисте сигурни која би тема требало да буде? Размислите о кључним речима које бисте користили да касније морате да пронађете е-пошту, каже Ницк Морган, аутор књиге Чујеш ли ме? Како се повезати са људима у виртуелном свету (11 УСД; амазон.цом ).

2. Дајте детаљна упутства

Јасноћа писаних упутстава може учинити или сломити ефикасност радне е-поште. Ако додељујете одговарајуће задатке групи људи, рашчланите их по особама и користите тачке како бисте свима помогли да тачно знају о чему вам треба, конкретно.

3. Пажљиво одаберите примаоце

Напишите е-пошту пре додавања прималаца, каже Ванесса Ван Едвардс, ауторка Очарајте науку о успеху са људима (12 УСД; амазон.цом ). Ово не само да ће спречити страшно случајно слање, већ ће вам омогућити и да додате примаоце на основу садржаја е-поште. Желите ли да избегнете оне дуге ланце имејлова за више особа? Ако вам је потребно неколико људи да коментаришу нешто, на пример документ, размислите о стварању датотеке за дељење (попут Гоогле документа), где сви могу да предложе промене у једном простору без слања хиљаду е-порука.

ПОВЕЗАН: Све што бисте требали (и не бисте смели) да укључите у е-пошту ван канцеларије

4. Исеците одводни језик

Слање е-поште о снафу који треба поправити? Уместо да депилирате поетично о томе какав је потез или чија је грешка, фокусирајте се на потребна акција да се исправи проблем. На пример, уместо да кажете: „Клијент има проблем са нашом презентацијом, а то ће бити тешко отклонити“, покушајте: „Волео бих да ми помогнете да поправите нешто што је клијент изнео на наш позив“. Ово ће учинити дајући негативне повратне информације или захтевање неугодних задатака путем е-поште ефикасније.

5. Укључите упутства за одговор

Чак и када ваша е-пошта не захтева одговор (бићу на прегледу код лекара у наредна два сата или можете свој извештај предати сутра уместо данас), многи људи осећају обавезу да га признају са потврдом или захвалом. Олакшајте овим људима. Ако не желите да чујете одговор, додајте „Није потребан одговор“ на крају поруке, каже Дунцан. Уштеде време на оба краја и спречава бескорисне имејлове да претрпају сандучиће. Такође, немојте се устручавати да напишете хвала унапред када некоме постављате питање. Зауставит ћете се у искушењу да пошаљете једноредну захвалницу када вам особа одговори.

6. Не постаните превише лични

Е-пошта се односи на чињенице, а не на осећања, каже Еган. Због недостатка флексије гласа и говора тела у дигиталној преписци, одређена осећања - како се осећате према сараднику, шта мислите о забави комшије - могу се лако протумачити. Ако желите да покренете осетљиво (или мање позитивно) питање, позовите их уместо тога.