Без обзира да ли је ваша преписка лична или професионална, сви смо криви што смо с времена на време починили промашај е-поште. (Кад бисте само могли да избришете сећање на прослеђивање те непримерене е-поште погрешној особи!) Следећи пут када будете састављали поруку за масе, следите ове заповести етикета е-поште да бисте избегли закашњењу комуникационе несреће.

ПОВЕЗАН: Све што бисте требали (и не бисте смели) да укључите у е-пошту ван канцеларије

повезани предмети

1 Одговорите са опрезом

Не одговарајте на све осим ако свака појединачна особа са те листе за дистрибуцију не мора да зна шта треба да кажете, каже Аимее Симингтон, извршни директор Финессе Ворлдвиде. Предлаже да прегледате имена са списка и одговорите само онима којима је заиста потребан ваш одговор. То може значити одговор само пошиљаоцу или тројици од седам прималаца. А ако ваш менаџер или колега жели да буде копиран на нечему, поштујте њен захтев.

Промишљени одговори могу уштедети време другима. Без обзира да ли је то из пословних или социјалних разлога, људе ће почети нервирати низ безначајних е-адреса јер морају да стану да би их отворили, каже Диане Готтсман, оснивач Протоколске школе у ​​Тексасу. Зато добро размислите пре него што одговорите свима са Не могу, следећи пут када будете позвани на маренду.

два Никада не остављајте празан ред предмета

Добра линија предмета помаже примаоцима да дају приоритет е-пошти, каже Лиззие Пост, суводитељка подцаста Авесоме Етикуетте. Шта год да радите, не остављајте то празно. Када правите тему, будите прецизни и концизни и пазите на правопис и граматику. То је прва ствар коју човек примети, каже Пост.

ПОВЕЗАН: Организовао свој радни живот у 5 једноставних корака

Будући да би наслов теме требао одражавати садржај е-поруке, стручњаци препоручују ажурирање предмета како ток разговора тече. Избегавајте редове предмета који могу умањити хитност е-поште (размислите: брзо питање за наслов великог радног проблема) или проузроковати да неко пропусти поруку за коју мисли да је већ прочитала, објашњава Готтсман. Она предлаже започињање нове теме ако се е-пошта превише удаљила од изворне поруке.

3 Одговарајте одмах

Иако се стручњаци не слажу у одговарајућем времену одзива на е-пошту, слажу се да баш свака е-пошта заслужује одговор. Ако је једноставан одговор (Схватам, хвала или звучи као добар план) довољан, покушајте да одговорите чим прочитате е-пошту.

Понекад ће за е-пошту бити потребне информације које би могле потрајати неколико дана, али то не значи да смете да остављате људе да висе. Обавестите их да сте добили њихову е-пошту и вратиће се кад будете могли, каже Симингтон.

И не заборавите да користите поруку са аутоматским одговором ако путујете или из канцеларије , додаје она, па други знају да не би требало да очекују одговор.

4 Напред са опрезом

Обавезно прослеђујте правим људима из правих разлога, каже Пост. Пре него што проследите, процените осетљивост садржаја - који укључује све прилоге и имена и контакт информације за све повезане са поруком. Неки људи би више волели да њихове контакт информације остану приватне. Ако нит садржи превише детаљних тачака дискусије, покрените нову е-пошту.

ПОВЕЗАН: Како се носити са 5 изузетно досадних ситуација са колегама

5 Реците некоме да ли је хакована

Сви смо били тамо. Вирус се захуктао и пре него што га схватимо, деду шалимо везама од којих би неко поцрвенео. Ако примите оно што је очигледно вирус, обавестите жртву која можда није обавештена о томе шта се дешава. Само реците: „Хтео сам да вас обавестим да се ово догађа“, каже Симингтон. То је лепо учинити.

6 Поштујте уметност слања е-поште

Стало вам је до тога да лично оставите добар утисак, па зашто не бисте своју е-пошту персонализовали истим стандардом? Е-пошта је ваш одраз и треба је писати као слово више од текста, а имајући на уму краткоћу, каже Симингтон. Проверите правопис, граматику и интерпункцију. Сва велика слова означавају да вичете, а мала слова подразумевају да сте лењи. Превише фонтова, боја и смајлића може бити иритантно, додаје она.

Будите пријатељски расположени без покушаја да претерате са хумором. Грешите на страни опреза, чак и ако имате смисла за хумор, каже Готтсман. Тон је превише често збркан у е-пошти, а ви не желите да испаднете непрофесионални, јер неко не разуме вашу шалу.

7 Запамтите: Нема е-поште за вечеру

Једно је ако једете лежеран оброк са неким значајним другим (а ноћ је сутра), али апсолутно немојте проверавати е-пошту на вечери, каже Пост. Што се тиче састанака у канцеларији, то зависи. Ако колеге носе телефоне или лаптопове у конференцијске сале да би приступили е-пошти током састанака, онда је то вероватно у реду. Имајте на уму да ће културе компанија имати различите политике у вези са е-поштом, каже она. Знајте природу е-поште на свом послу како бисте били прикладни.