Пошаљите повратне информације брзо, али не одмах.
Не чекајте годишњу ревизију да бисте истакли подручја побољшања. Брзо скрените пажњу на проблеме како би вам детаљи били свежи. Дан након инцидента је слатка тачка; мало времена угушава превруће емоције и омогућава вам да се припремите и будете пажљивији са својим речима. Тренутно ће обе стране имати јачу, мање корисну реакцију, каже Јеннифер Портер, управни партнер организације Веддинг Гроуп , фирма за развој лидерства и тимова. Годишњи или квартални прегледи треба да покривају циљеве и да се усредсреде на повратне информације које гледају у будућност - на пример, оно што неко мора учинити мање или више да би напредовао у својој каријери (Ако бисте постали вештији у аналитици података, видим да скачете ка следећи ниво).

Сетите се своје намере.
Размислите зашто уопште желите да делите повратне информације. То радите зато што желите да помогнете особи да успе, каже Портер. У то се време може осећати мање благонаклоно од тога - можда мислите да само требате сузбити лоше навике или поправити неуредан посао - али било какве повратне информације помажу вашем тиму да учи и расте. Такође желите да заслужите њихово поверење. Ако не доставите повратне информације, неко други хоће и можда неће обавити тако добар посао као што бисте га имали, каже Фреиан Биллимориа, директор службе за људска права у Скиллсхаре , заједница за учење на мрежи. Током разговора изразите своју намеру. Рецимо, кажем вам ово јер ми је стало до вас и желим да будете што ефикаснији.

Размислите о садржају, а не о испоруци.
Многи менаџери се брину о томе како ће ублажити ударац уместо онога што ће рећи, каже Портер. То је као да се припремите за говор и усредсредите се на оно што ћете носити, а не на садржај презентације, напомиње она. Запитајте се, која је моја главна порука? Шта се надам да ће ова особа одвојити од разговора? Шта желим да се следеће догоди? Запишите шта ћете рећи и вежбајте под тушем или на поузданом сараднику. Укључите се у понашање или радњу, уместо да дискутујете о осећањима, и дајте конкретне примере, као што сам приметио да сте шест пута на том састанку прекидали људе (насупрот томе што сте безобразни према сарадницима).

ПОВЕЗАН: Ево тачно како добити флексибилан распоред на послу

Почните са питањем.
Дискусија треба да буде дијалог, а не монолог. Рецимо, волео бих да разговарам са вама и поделим неке повратне информације. Да ли је то у реду? У људској је природи да каже да, али тражењем дозволе можете ојачати везу, каже Портер. Друга тактика: Нека друга особа води разговор. Рецимо, волео бих да разговарам с тобом о томе Икс . Шта мислите да је прошло добро? Шта мислите да нисте? Дајте запосленом времена да одговори. У многим случајевима они већ знају где им недостају, каже Фран Хаусер, аутор Мит о лепој девојци (16 УСД; амазон.цом ). Када разговор уоквирите као сарадњу уместо као критику, тон вам даје већу подршку.

Користите мање речи.
Будите што прецизнији. Нејасне или клишеизиране фразе (морате да порадите на свом руководству) или повратне информације пресвучене шећером збуњују слушаоца, повећавајући вероватноћу да ће у потпуности пропустити вашу поенту. Ако користите 100 речи да бисте рекли да је неко пропустио рок, претјерано објашњавате, каже Портер. А када се учитате за пуњење речи и омекшивача (знам да сте презапослени), повратне информације почињу да се осећају лично и да се пристрасност може увући, каже Биллимориа. Уместо тога, пређите на ствар и спомените оно што сте приметили. Рецимо, приметио сам да смо пропустили рок за последња два извештаја. Шта се десило?

Не разводњавајте своју поруку.
Уобичајена навика слагања негативних повратних информација између две кришке похвале можда је инстинктивна, али то је једна од највећих грешака које менаџери праве, каже Биллимориа. Сакривање повратних информација у оквиру одбачених комплимената одузима снагу вашим речима. Људи виде да долази; тада ће одбацити позитивно, сачекати негативно и неће веровати ономе што имате да кажете, каже Портер. Шта можете учинити да будете љубазни, али директни: изразите позитивне повратне информације, каже Хаусер. Рецимо, Много тога иде добро, али имам конструктивне повратне информације о неким стварима које треба побољшати или имам савете који би вам могли помоћи.

ПОВЕЗАН: Заувек се позабавите инбок-ом помоћу ових професионалних савета за управљање е-поштом

Дајте контекст.
Зашто вас је брига ако неко испоручи посао касно? Или не форматира презентације савршено? Одговори вам могу бити очигледни, али запослени мора да разуме зашто иза ваших повратних информација стоји. Покушајте да сместите одређене белешке у ширу слику - на пример, када наше одељење закасни са послом, то утиче и на друге тимове, или када ваше финансије изгледају неусклађено, то може људима дати недостатак поверења у ваше бројеве. Објашњење зашто су ваше повратне информације важне, каже Хаусер, може олакшати испоруку и чути.

Будите емпатични.
Примање критичких коментара је тешко. Није важно колико сте вешти у пружању повратних информација. Још увек боли, каже Портер. Не будите престроги, слушајте перспективу друге особе и будите мирни. Такође, избегавајте реч иоу ако можете. Суптилни одабир речи може учинити разговор више дијалогом, а не нападом, каже Хаусер. На пример, уместо да кажете „Ово је оно што мислим да сте могли да урадите другачије“, реците „То је оно што мислим да је могло другачије.

Урадите то лицем у лице.
Достављање тешких вести путем е-поште или телефона је примамљиво, али лични састанак (или преко Скипе-а или ФацеТиме-а) је ефикаснији, каже Хаусер. Омогућава вам међусобно читање невербалних знакова и емоционалних намера. Суочавање је једини начин да се осигура да друга особа осети ваше саосећање, каже Хаусер. Такође, ако не можете да видите свог запосленог, биће теже разазнати да ли је узнемирен или чак обраћа пажњу на оно што говорите. Сједните усправно и одржавајте контакт очима, колико год то било тешко, каже Хаусер.

Имајте план праћења.
Завршите разговор расправом о следећим корацима. Питајте како вам могу бити од помоћи и заједно одлучите када треба поново да разговарате (данима, недељама или месецима касније, у зависности од проблема). Затим се пријавите након дан-два да бисте видели како се осећа друга особа. Природно је да пријемник повратних информација оде мало рањен из разговора, чак и ако је био продуктиван, каже Портер. Морате дати људима времена за обраду, каже Биллимориа. Кључ чврстих веза је повратак уназад. Када то учините, стећи ћете поверење, што ће вам олакшати дељење повратних информација следећи пут.

Не заборавите да дате и довољно похвала.
Испоручивање позитивних повратних информација учините делом своје рутине - немојте их само угурати у непријатне разговоре. Поента није једноставно умирити људе или свима дати трофеј; позитивне повратне информације су алат за професионални развој. Пре свега, конструктиван је - корисно је да људи знају шта добро раде како би могли да наставе да раде. Друго, помаже у стварању културе која је отворенија и толерантнија за повратне информације, каже Портер. Будите прецизни и овде. Рецимо, стварно ми се свиђа како сте се носили са тим изазовом, или ценим што сте разговарали са другим одељењима како бисте добили њихов улаз. И реците то често. За сваку критику треба да дате најмање пет похвала, каже Хаусер. Ово доводи људе до места где жуде за повратним информацијама.