Одредите шта ћете делегирати

Укључите се у задатке који помажу у вашој каријери. Прво, одвојите 15 минута да напишете исцрпну листу обавеза. То вам омогућава да разбистрите мисли и усмерите фокус на акцију, каже Тиффани Дуфу, аутор Испустите лопту: постизањем више радећи мање . Процените сваки задатак на основу шире слике: Шта ће заиста покренути успех пројекта или вам помоћи да обезбедите промоцију? Пребаците свој поглед са „Шта треба данас да се догоди?“ На „Шта покушавам да постигнем?“, Саветује Дуфу.

Закажите време. У дану постоје само 24 сата - и морате спавати. Увид у вашу пуну листу обавеза натераће вас да помислите: Када ћу заправо све ово урадити? каже Мари Јане Нирдлингер, помоћница градског менаџера Цхапел Хилл-а у Северној Каролини. Одговорите на то питање помоћу календара за планирање и распоређивање задатака - узимајући у обзир време за припрему мозга, исхрану и проверу е-поште - баш као и на састанку, каже она. Подложите и те временске блокове. Склони смо да потцењујемо колико је времена потребно да се ствари ураде, каже Дуфу. Убрзо ћете схватити да у то можете стати само толико. А ако је нешто и даље приоритет, мораћете да пронађете некога другог да то уради, каже Нирдлингер.

Дајте приоритет задацима које само ви можете да радите. То нису ствари које нужно можете учинити боље; то су ствари са којима само ви имате вештине, мрежу или политички памет, каже Дуфу. Можда сте ви једини који можете одржати говор, али можете затражити помоћ у припреми презентацијских слајдова, каже она. Задржите оно што захтева ваше јасно гледиште. Никада не бих делегирала ништа што захтева истинску аутентичност, попут мог гласа у писању или контроле над мојим јеловником, каже Вивиан Ховард, кувар у Кинстону у Северној Каролини и аутор кувара Дееп Рун Роотс . Избегавајте да делегирате задатке у којима заиста уживате, ма колико тривијални били. Они доприносе вашој укупној срећи на послу, каже Нирдлингер. Можда волите да резервишете сопствене летове за пословна путовања (и изузетно сте избирљиви у погледу задржавања).

Додели ефикасно

Откријте свачију суперсилу. Одвојите време да боље упознате своје саиграче и њихове јединствене вештине. Свака медицинска сестра има своју сјајну особину, било да је то демистификујући медицински жаргон за пацијенте или је најбоље вађење крви, каже бивша психијатријска медицинска сестра Елизабетх Сцала, аутор књиге Зауставите изгарање медицинске сестре . Једном када пронађете ПоверПоинт гуруа или професионалца за хладне позиве, лакше је поверити особи тај задатак са потписом.

Одредите могућности раста. Дајте свима прилику да заблистају. Делегација се не односи само на вас. Ради се о оснаживању људи да расту и испробају нешто ново, каже Нирдлингер. Ако не можете да престанете бити заузети довољно дуго да делегирате, спутавате свој тим. Запитајте се, ко би заиста могао имати користи од овог искуства или овог изазова? каже Лаура Вандеркам, ауторка Знам како то ради . Ако постоји неко ко би научио из излагања новом одељењу, пошаљите је на састанак уместо вас.

Питајте за добровољце. Понекад смо толико заглибили у својој заузетости да се не одступамо и не видимо ко је ту да помогне, каже Нирдлингер. Она препоручује вашем тиму да се осећам презадовољно. Да ли ме примећујете у нечему што мислите да бисте могли да помогнете? Људи воле да буду од помоћи, каже Нирдлингер: Због тога се осећају цењенима. Као волонтерски координатор за Хабитат фор Хуманити у Кноквиллеу у држави Теннессее, Тринити Едгар тражи повратне информације и пита волонтере који задатак желе да преузму. Желимо да будемо сигурни да им је пријатно док их приморавамо да прошире ниво удобности, каже она.

Делегирајте у свим правцима, укључујући и горе. Понекад је вршњак најбоља особа за тај посао; понекад задатак који би вам одузео сате менаџер може обавити једним позивом. Обавестите особу да ће њена стручност или ангажовање довести до победе компаније. Водите рачуна о свом језику, каже Линдсеи Поллак, ауторка Постати шеф . Уместо делегата користите реч подршка, помоћ или смернице. Дуфу предлаже некој вршњакињи да каже да бих заиста могао да искористим вашу подршку да бих решио овај проблем. Можете ли присуствовати ова три састанка код мене и пружити ваш оштар увид? Реците менаџеру, ваше преузимање ове две ствари уклониће неке огромне препреке за пројекат. Не померате задатке са плоче; ви изражавате шта треба учинити да бисте овај задатак испунили са стадиона.

Пренесите задатак

Изнесите јасна очекивања. Јасност је витална када пренесете било који задатак. Објасните тачно шта вам треба и договорите се око резултата, каже Стаци Бровн-Пхилпот, извршни директор компаније ТаскРаббит. Будите прецизни (подразумева ли АСАП до сутра или до 17 сати данас?) И не претпостављајте да ће неко обавити задатак онако како бисте ви то природно урадили. Разне генерације користе различите алате, каже Поллак. Ако желите да неко руком напише захвалницу, а не да пошаље е-пошту, реците управо то.

Покажи, не говори. Покажите како изгледа успех. Слушање продајног позива и чување тачно онога што кажете и како реагујете обично је бољи тренинг од било ког сценарија, каже Поллак. Или дајте свом сараднику пет примера како изгледа изврсност и примере онога што не треба радити. Након што вас је ова особа неко време засенила, каже Сцала, будите предусретљиви и питајте: Да ли се осећате пријатно да то сами учините?

Огласите наопако сваки задатак. Будимо искрени: Мало људи је одушевљено идејом да резервише конференцијску собу или организује собу за снабдевање. Чак и ако ваш захтев није секси, изразите га са одушевљењем. Људи су гладни да уче и нестрпљиви су да помогну када се питање постави као прилика, каже Дуфу. На пример, ако вам треба неко ко бележи на извршном састанку, реците: Овај састанак је шанса за вас да отворите прозор у политику ове компаније. Волео бих да присуствујете и правите белешке. Ховард додаје подсетник: Бити делегат није бити диктатор. Буди фин према томе.

Процените да ли ради

Одлучите како ћете се пријавити. Када пренесете власништво, одредите како ћете добијати ажурирања. Поставите нешто што ће одговарати обе ваше личности, каже Нирдлингер. Направите временску линију и прецизно одредите шта очекујете на свакој контролној тачки, каже Бровн-Пхилпот.

Рјешавајте проблеме заједно. Ако делегирање не иде добро, будите сигурни шта не иде. Поставите низ искрених питања: Да ли сте имали све потребне информације? Да ли вам треба обука? Да ли се ово осећате угодно радећи? Учествујте у решењу за претварање разговора из дефанзивног у тактички, каже Нирдлингер.

Котрљајте се с тим. Свако мало морате само да направите компромис. Понекад не могу да артикулишем своју визију на начин који је разумљив, каже Ховард. Морате бити отворени за начин рада других људи и успут подешавати. Чак и ако задатак није урађен савршено, ако вам је дао времена да се усредсредите на други важан пројекат или одете довољно рано да бисте погодили теретану или ушушкали децу, то је дефинитивна победа.