Корак 1: Баците верификоване признанице и банкомате

Готово сви ваши финансијски папири могу се поделити у три категорије: евиденције које требате водити само за календарску годину или мање, папире које требате чувати седам година (типичан период током којег ће ваша пореска пријава моћи бити ревидирана), и папири којих бисте се требали држати унедоглед.

На пример, да ли заиста треба да сачувате све оне рачуне за подизање банкомата? Не. Једном када проверите информације онакве какве се појављују на вашем мрежном налогу или на месечном изводу, можете да баците банкомат. Исто важи и за депозите и признанице на кредитним картицама. Не чувајте потврде о продаји за мање куповине након што сте задовољавајуће користили предмет неколико пута или је гаранција истекла. Чувајте признанице за веће куповине (било који предмет чија цена замене премашује одбитне ставке на осигурању ваших власника кућа или изнајмљивача).

Убрзо по завршетку календарске године, вероватно ћете моћи да избаците (или сигурније, исецкате) гомилу додатног папира, укључујући своје чекове на платном списку, месечне изводе са кредитних картица и хипотеке, рачуне за комуналне услуге (ако нису потребни за пословне одбитке), и месечни или квартални извештаји брокерских и узајамних фондова за претходну годину.

„Обично су активности током целе године детаљно наведене у вашој завршној изјави на крају године, чинећи сваку другу изјаву сувишном“, каже Ед Слотт, ЦПА из Роцквилле Центра, Њујорк. На пример, коначна исплата и образац В-2 документују сву вашу зараду у години ако радите за некога другог; ако сте самозапослени, ваших 1099 образаца ради исто за вас. Слично томе, већина инвестиционих компанија и неки издавачи кредитних картица шаљу свеобухватне извештаје у јануару. „Чувајте месечна ажурирања док их не ускладите са резимеима на крају године“, каже Слотт.

Корак 2: Придржавајте се завршних изјава до седам година

Међутим, мораћете да задржите те завршне изводе са кредитних картица, заједно са В-2 и 1099, најмање три године, а по могућности и седам. Управа за унутрашње приходе има до три године од датума када поднесете пореску пријаву да бисте је испитали на грешке и чак шест година да спроведе ревизију ако постоји разлог за сумњу да сте свој бруто приход подценили за 25 или више процената. (Не постоји застара за свакога ко је намерно починио превару.) Заправо, мораћете да чувате све папире који подржавају ваш повратак док се тај прозор за ревизију не затвори. Међу додатним документима које треба да задржите: отказани чекови и признанице за све одбитне пословне трошкове (попут трошкова за забаву, опрему за кућне канцеларије и професионалне чланарине), доприноси за пензијски рачун, добротворне донације, рачуни за негу деце, ван -џепни медицински трошкови, алиментација и уплате на камате и порез на имовину.

Ако нисте свесно поднели лажну пријаву, ове пратеће документе можете бацити након три до седам година, у зависности од тога колико је директна ваша пореска ситуација.

Али немојте избацивати стварне пореске пријаве или резимее својих инвестицијских рачуна на крају године, чак и након што шансе за ревизију свеједно нестану. Ови документи не заузимају пуно простора и могу врло добро доћи за будуће финансијско планирање.

У сврху осигурања, такође ћете желети да задржите признанице за веће куповине и признанице које показују колико сте бесконачно плаћали за поправке куће, како бисте задовољили потенцијалне купце, тако и да бисте смањили могуће порезе на капиталну добит приликом продаје куће. Од пресудне је важности чување потврда на којима се виде ознаке корисника и набавна цена акција, узајамних фондова и свих осталих инвестиција које држите; држите се ових евиденција на неодређено време, јер ћете једног дана, каже Слотт, „ви или ваши наследници морати тачно да знате колико сте платили да бисте утврдили добит од ваше инвестиције у пореске сврхе“.

Корак 3: Дајте својим радовима дом

Ако имате резервну собу или угао које можете одредити као место где ћете се бавити папирологијом, сјајно; ако не, послужиће фиока, ормар или ормар у који можете сместити рачуне и текуће записе, смештене близу стола на који можете писати чекове. Што се тиче залиха, пронаћи ћете фасцикле или коверте од маниле, које ће вам добро доћи за подношење папира, као и картотека или картонска кутија за чување евиденције.

Држите опоруку, изводе из матичне књиге рођених и венчаних, полисе осигурања, имовинске документе и друге трајне евиденције на сигурном, али доступном месту у близини осталих финансијских докумената, тако да ћете ви и ваши наследници увек бити у могућности да брзо дођете до њих, ако им је потребно .

Корак 4: Будите систематични

Имајте план за обраду целог папира. Изаберите место на које ћете ставити рачуне, рецимо, коверту маниле, фиоку или пластичну кутију или сортирку ― и баците у сваку коверту чим стигне поштом. Тада, када седнете да платите рачуне, на једном месту ћете имати све потребне папире.

Сада је овде кључ: Једном када платите рачун или проверите извод, одмах га поднесите. „Ваш циљ би требао бити да додирнете комад папира што је могуће мање, уместо да га премештате са хрпе на хрпу“, каже Паула Боиер Кеннеди, финансијски планер у канцеларији Ернст & Иоунг у Миннеаполису. „Ако рачун вратите у фиоку након што га платите, наћи ће пријатеље и они ће се парити и родити потомство. Ускоро ћете имати право легло. '

Опет, врло елементарни систем архивирања је све што вам треба. Најједноставнији начин је бацити све што је везано за порез у једну посуду чим завршите с њом - учиниће то ладица, ормар за датотеке, папирна хармоника или чак и кутија за ципеле. На тај начин, када будете спремни да попуните пореску пријаву, имаћете на располагању све потребне папире. Као алтернативу, можете на почетку да поставите мало организованији систем, са одвојеним мапама датотека за главне категорије вашег живота. Можете, на пример, да означите своје фасцикле према врсти рачуна (изводи са кредитне картице, изводи за посредовање, рачуни за комуналне услуге итд.) Или према пореској категорији (одбитни пословни трошкови, добротворни прилози итд.) Или према финансијском циљу ( становање, пензија, фонд факултета итд.). У почетку ово може потрајати више времена, али дугорочно ће уштедети време.

Корак 5: Рјешавање заосталих предмета

Једном када успоставите систем, и даље морате да се носите са свим гомилама које сте већ накупили. Уместо да покренете масовну реорганизацију, почните сортирањем по малим гомилама. Можете да доделите пола сата дневно за пребирање старих новина, можда док гледате вести или слушате музику.

Бићете запањени разликом коју чини мала организација. „Људи не схватају колико плаћају због тога што су им финансијски папири у нереду - касни наплата кредитне картице овде, тамо се губи одбитак пореза“, каже Степхание Дентон, професионални организатор у Цинциннатију. Још веће, међутим, могу бити дугорочне менталне и финансијске користи. Једном када се организујете, „своју менталну енергију можете усмерити на заиста важне ствари, попут инвестиција и финансијских циљева“, каже Терри Саваге, аутор књиге Дивља истина о новцу ( амазон.цом ). 'Довођење финансијских докумената у ред доноси велике дивиденде у миру.'